Struktur Tabel Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar [Bagian 2]

Bismillah…

Pada postingan sebelumnya saya telah memberikan gambaran mengenai Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar. Seperti yang telah saya sampaikan sebelumnya, bahwa kelanjutan dari postingan tersebut saya akan membahas tentang struktur tabel dari sistem yang akan kita buat ini. Pada tutorial pembuatan sistem informasi surat masuk dan surat keluar ini tidak begitu banyak menggunakan tabel dan field-field pada database-nya. Untuk selebihnya bisa anda sesuaikan nantinya dengan masing-masing model pengarsipan tergantung dari kebijakan masing-masing kantor.

Baiklah, pada tutorial ini jumlah tabel yang kita butuhkan terdiri dari 4 tabel. Nama database bisa anda buat susuai dengan keinginan anda. Disini nama database-nya adalah “simak” yang teridiri dari tabel surat masuk, surat keluar, instansi dan tabel pengguna. Berikut adalah uraian mengenai tabel-tabel tersebut.

Surat Masuk
Tabel ini nantinya digunakan untuk menyimpan seluruh data pengarsipan surat masuk. Kemudian data-data pada tabel ini digunakan untuk pembuatan disposisi surat. Adapun struktur tabel surat masuk adalah seperti berikut :
Nama Tabel : surat_masuk
Primary Key : no_surat

No	Nama Field	Tipe data	Length	Key
1	no_surat	varchar	30	Primary Key
2	tgl_surat	date	-	-
3	tgl_diterima	date	-	-
4	perihal	text	-	-
5	sifat	enum	(BIASA, RAHASIA, SANGAT RAHASIA, SEGERA, PENTING, KONFIDENSIAL)	-
6	lampiran	int	3	-
7	kode_instansi	varchar	15	Foreign Key
8	file	text	-	-

Surat Keluar
Tabel surat keluar digunakan untuk menampung surat keluar yang ada. Struktur surat keluar adalah seperti berikut :
Nama Tabel : surat_keluar
Primary Key : no_surat

No	Nama Field	Tipe data	Length	Key
1	no_surat	varchar	30	Primary Key
2	tgl_surat	date	-	-
3	perihal	text	-	-
4	sifat	enum	(BIASA, RAHASIA, SANGAT RAHASIA, SEGERA, PENTING, KONFIDENSIAL)	-
5	lampiran	int	3	-
7	kode_instansi	varchar	15	Foreign Key
8	no_surat_masuk	varchar	30	Foreign Key
9	file	text	-	-

Instansi
Tabel ini digunakan untuk menampung nama instansi atau SKPD. Selanjutnya tabel instansi menjadi rujukan bagi tabel surat masuk dan surat keluar. Struktur tabel instansi adalah sebagai berikut :
Nama Tabel : instansi
Primary Key : no_surat

No	Nama Field	Tipe data	Length	Key
1	kode_instansi	varchar	15	Primary Key
2	nama_instansi	varchar	200	-
3	alamat	text	-	-

Pengguna
Tabel terakhir yang kita gunakan adalah tabel pengguna. Tabel ini digunakan untuk menampung identitas pengguna sistem. Berikut adalah struktur tabel pengguna.
Nama Tabel : pengguna
Primary Key : id_pengguna

No	Nama Field	Tipe data	Length	Key
1	kode_instansi	int	10	Primary Key
2	username	varchar	30	-
3	password	varchar	30	-
4	nama_lengkap	varchar	30	-
5	last_login	timestamp	-	-

Nah, setelah mengetahui struktur tabel diatas selanjutnya adalah membuat database dan tabel tersebut kedalam MySQL melalui Xampp yang anda miliki. Berikut akan diuraikan langkah-langkahnya :

Buka web browser anda, kemudian ketikkan “localhost/phpmyadmin” dan tekan tombol New.
Selanjutnya masukkan nama database, dan tekan tombol Create untuk membuat database baru.

Kemudian terserah anda jika ingin membuat sendiri tabel tersebut atau meng-copy langsung dari script yang saya berikan. Jika ingin meng-copy dari script yang saya berikan, masuk terlebih dahulu ke halaman SQL.

Lalu copy paste script berikut, dan tekan tombol Go :


DROP TABLE IF EXISTS `instansi`;
CREATE TABLE `instansi` (
  `kode_instansi` varchar(15) NOT NULL,
  `nama_instansi` varchar(200) DEFAULT NULL,
  `alamat` text,
  PRIMARY KEY (`kode_instansi`)
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;

DROP TABLE IF EXISTS `surat_masuk`;
CREATE TABLE `surat_masuk` (
  `no_surat` varchar(30) NOT NULL,
  `tgl_surat` date NOT NULL,
  `tgl_diterima` date NOT NULL,
  `perihal` text,
  `sifat` enum('BIASA','RAHASIA','SANGAT RAHASIA','SEGERA','PENTING','KONFIDENSIAL') DEFAULT NULL,
  `lampiran` int(3) DEFAULT '0',
  `kode_instansi` varchar(15) NOT NULL,
  `file` text,
  PRIMARY KEY (`no_surat`),
  KEY `kode_instansi` (`kode_instansi`),
  CONSTRAINT `kode_instansi` FOREIGN KEY (`kode_instansi`) REFERENCES `instansi` (`kode_instansi`) ON DELETE CASCADE ON UPDATE CASCADE
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;

DROP TABLE IF EXISTS `surat_keluar`;
CREATE TABLE `surat_keluar` (
  `no_surat` varchar(30) NOT NULL,
  `tgl_surat` date DEFAULT NULL,
  `perihal` text,
  `sifat` enum('BIASA','RAHASIA','SANGAT RAHASIA','SEGERA','PENTING','KONFIDENSIAL') NOT NULL,
  `lampiran` int(3) DEFAULT NULL,
  `kode_instansi` varchar(15) NOT NULL,
  `no_surat_masuk` varchar(30) DEFAULT NULL,
  `file` text,
  PRIMARY KEY (`no_surat`),
  KEY `kode_instansi_kl` (`kode_instansi`),
  KEY `no_sm` (`no_surat_masuk`),
  CONSTRAINT `kode_instansi_kl` FOREIGN KEY (`kode_instansi`) REFERENCES `instansi` (`kode_instansi`) ON DELETE CASCADE ON UPDATE CASCADE,
  CONSTRAINT `no_sm` FOREIGN KEY (`no_surat_masuk`) REFERENCES `surat_masuk` (`no_surat`) ON DELETE CASCADE ON UPDATE CASCADE
) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;

CREATE TABLE `pengguna` (
 `id_pengguna` int(10) NOT NULL AUTO_INCREMENT,
 `username` varchar(30) NOT NULL,
 `password` varchar(30) NOT NULL,
 `nama_lengkap` varchar(30) NOT NULL,
 `last_login` timestamp NULL DEFAULT NULL,
 PRIMARY KEY (`id_pengguna`)
) ENGINE=InnoDB AUTO_INCREMENT=3 DEFAULT CHARSET=latin1;
   
insert  into `pengguna`(`id_pengguna`,`username`,`password`,`nama_lengkap`,`last_login`) values (1,'admin','admin','USER 1','2016-11-11 20:57:22')